I. Was ist die Hauptversammlung?
3. Wie läuft eine Hauptversammlung ab?
Das Gesetz trifft in den §§ 129 ff. AktG nur wenige Regelungen zur Durchführung der Hauptversammlung. Näheres kann die Satzung oder eine Geschäftsordnung bestimmen. Die HV findet grds. in physischer Präsenz der Teilnehmer statt (Präsenz-HV). Gem. § 118a AktG (seit 8/2022) kann aufgrund einer Satzungsermächtigung auch eine Versammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre abgehalten werden, die Aktionäre sind elektronisch zugeschaltet (virtuelle HV).
Die Hauptversammlung wird vom Versammlungsleiter durchgeführt. Dies ergibt sich mittelbar aus § 130 Abs. 1, Abs. 2 AktG. Wer Versammlungsleiter ist, wird durch die Satzung, die Geschäftsordnung oder durch Beschluss bestimmt, im Fall des § 122 Abs. 3 S. 2 AktG durch Bestimmung des Gerichts. Oft nimmt der Aufsichtsratsvorsitzende diese Position wahr. Auch ein gesellschaftsfremder Dritter kann die Leitung der Hauptversammlung übernehmen. Ausgeschlossen sind dagegen juristische Personen und der beurkundende Notar. Mangels hinreichender Neutralität kommt auch ein Vorstandsmitglied nicht in Betracht.
Der Versammlungsleiter sorgt dafür, dass die Versammlung ordnungsgemäß abläuft: Er eröffnet und schließt die Versammlung, prüft die Teilnahmeberechtigung, kontrolliert die Einhaltung der Tagesordnung, erteilt oder entzieht das Wort, beschränkt die Redezeit, führt die Sitzungspolizei (via Ordnungsruf/Verweisung von der Versammlung) und stellt Beschlussergebnisse fest, § 130 Abs. 2 S. 1 AktG.
Gem. § 130 AktG muss über die Verhandlung eines Beschlusses eine notariell aufgenommene Niederschrift erstellt werden. Daneben wird mit Einverständnis der Erschienenen oft ein vollständiges Ton- oder Stenoprotokoll geführt. Wird die Hauptversammlung auf diese Weise protokolliert, hat jeder Aktionär gegen Kostenerstattung aus der Treuepflicht einen Anspruch auf eine Abschrift derjenigen Protokollteile, die seine Fragen und Redebeiträge betreffen, aber nicht auf eine Abschrift des gesamten Protokolls (BGH).