II. Wie läuft ein Formwechsel ab?
1. Was passiert in der Vorbereitungsphase?
Da es beim Formwechsel nur zu einer internen Umstrukturierung kommt, besteht für die Anteilsinhaber keine Gefahr der Anteilsverwässerung wie bei den übrigen Umwandlungsarten. Folglich ist das Umwandlungsverfahren für den Formwechsel vereinfacht.
Im Mittelpunkt der Vorbereitungsphase steht der Umwandlungsbericht, § 192 UmwG. In diesem muss das vertretungsberechtigte Organ den Formwechsel und insbesondere die künftige Beteiligung der Anteilsinhaber an dem Rechtsträger rechtlich und wirtschaftlich erläutern und begründen. Zudem muss er einen Entwurf des Umwandlungsbeschlusses enthalten (§ 192 Abs. 1 S. 3 UmwG), da dieser die einzige Grundlage für den Gesellschafterbeschluss ist; ein Vertrag oder Plan wie bei der Verschmelzung oder Spaltung ist nicht vorgesehen. Dieser Entwurf ist spätestens einen Monat vor der Anteilsinhaberversammlung, die nach § 193 UmwG den Formwechsel beschließen soll, dem zuständigen Betriebsrat zuzuleiten, § 194 Abs. 2 UmwG, bei mehrere Betriebsräten jedem dieser, bei einem Gesamtbetriebsrat nur diesem. Die rechtzeitige Zuleitung ist nach § 199 UmwG dem Registergericht gegenüber nachzuweisen und damit Eintragungsvoraussetzung für den Formwechsel.
Der Bericht ist in der Gesellschafterversammlung auszulegen und dem Vorstand, falls vorhanden, zu erläutern, § 239 UmwG.
Er ist entbehrlich, wenn es nur einen Anteilseigner gibt, alle Anteilseigner notariell beurkundet auf diesen verzichtet haben, § 192 Abs. 2 UmwG, oder alle Gesellschafter einer formwechselnden Personengesellschaft zur Geschäftsführung berechtigt sind, § 215 UmwG.
Ein fehlender oder fehlerhafter Umwandlungsbericht führt zur Anfechtbarkeit des Umwandlungsbeschlusses binnen Monatsfrist nach Beschlussfassung, § 195 Abs. 1 UmwG.